国家档案局与中国人民保险公司印发的《中国人民保险公司档案管理办法》、保监会下发的《人身保险业务档案管理规范》及保监发（2007）28号文件均对保险行业的业务档案管理工作有明确规定和考量标准，并强令加强执行信息化管理。中国人寿、中国平安、新华保险、友邦、信诚人寿等保险公司率先也采用了电子档案管理技术，因与传统的纸质业务档案相比，电子档案具有管理成本低、利用便捷及支持多人同时在线查阅等优点，现今电子档案技术得到大力推广并已经成为档案管理的主要模式。

　　我公司在保险行业的调研报告中总结，北京地区保险公司档案管理工作中普遍存在如下问题：

一、档案系统解决方案：

①统一规范管理：为用户单位量身设计完整的档案管理规范，实现总公司对所有分支机构集中式的管理；同时，从档案的整理、归档、保管到利用，系统设计可以引导各级部门档案人员规范化操作，简单快捷。
②档案利用安全性得以提高：可实现档案管理权限的控制，保存借阅、打印、档案系统登陆等详细操作日志，且电子档案不允许拷屏；
③解决历史档案难题：对用户的历史档案可根据国家档案局和保监会的要求结合用户单位的实际需求设计一套完整的整理方案，使原始纸质档案进行电子化的处理与档案系统同步；
④信息及时化处理：档案系统中设有自动信息提示，如对话框提示、手机短信提示、邮件提示功能，方便对档案借阅、移交、鉴定销毁审批和对档案保管期限的判断；
⑤多种查询方式：查询可以实现档案管理的多种查询需要，有档案条目检索、全文检索、简单检索、高级检索、跨库检索等功能；
⑥统计方法多样。统计功能有年报统计、明细统计、利用情况统计、档案保管统计、操作日志统计等；
⑦提高信息准确率。由系统自动将档案著录信息进行摘录，减少人工操作的错误率。 

二、纸质档案解决方案：

①高效、高速运作：批量档案整理、批量图像处理、全文检索、数据加密、文本录入、批量数据转换、PDF、OCR汉字识别等技术，针对各种业务档案类型，按照不同年代和格式选择的灵活性，制定出不同的生产流程，从人员、设备、软硬件的配备方面，都有严格的质量控制和全面的监督和管理；
②设备先进：自主研发的影像扫描系统可实现自动化图像处理，自动去除图像黑边、倾斜校对、去污点、文字加深、变浅等，所生成的文件格式能够方便地挂接到档案管理系统中，且自动携带压缩技术、OCR全文识别技术等，快捷挂接到档案系统中，减少存储空间；
③操作安全：采用局域进行数据处理的操作，加工人员不得携带任何存储设备进入办公现场，防止数据的泄密，每天上下班安排专人负责文档质量及数量严格的核对与交接，将清查情况详细记录在案；
④纪律严明。严格遵循国家、行业标准及用户的实际需求进行纸质档案数字化加工。